Politique de confidentialité

Omnimed est un développeur de logiciel qui offre un dossier médical électronique partageable et une plateforme interopérable. Ces composantes majeures permettent de réunir, de façon transparente, les intervenants des différents établissements de la santé publics et privés dans un dossier unique par patient selon des règles d’accès à l'information fondées sur le consentement du patient et les mandats entre professionnels. L'information peut ainsi être partagée, en temps réel, entre les cliniciens et les systèmes informatiques autorisés dans le but de permettre une meilleure continuité des soins.

Cette politique de confidentialité présente les pratiques d’Omnimed en matière de protection des renseignements personnels. 

Nature des renseignements personnels

Le système de Dossier médical électronique d’Omnimed héberge les informations nécessaires à la tenue d’un dossier médical. Plus spécifiquement, les dossiers contiennent des renseignements personnels permettant d’identifier et de contacter le patient (p. ex. nom, prénom, date de naissance, sexe, numéro d’assurance maladie, adresse(s), numéro(s) de téléphone, adresse de courriel, etc.) ainsi que des renseignements cliniques (p. ex. notes de consultation, résultats de laboratoire, liste des problèmes et diagnostics, information sur la médication, etc.).

Le système conserve également les informations relatives aux opérations des cliniques clientes chez Omnimed notamment les informations sur les rendez-vous, les listes de rappel et de relance, les inscriptions auprès de la Régie de l’assurance maladie du Québec (RAMQ), les informations de facturation à la RAMQ, les configurations du système propre à chaque clinique, numéros de pratique des professionnels, etc.

De plus, certains renseignements personnels au sujet des clients font partie des données utilisées par le système, notamment le nom, prénom, date de naissance, sexe, spécialité, numéro de licence, adresse courriel.

Utilisation et accès des renseignements personnels

Omnimed s’engage à limiter l'accès et l'usage des renseignements personnels qu’elle héberge par le biais de ses applications selon des règles d’accès fondées sur le consentement du patient et les mandats entre professionnels et personnel administratif et pour les fins suivantes :  

• afin d'exploiter son système de Dossier médical électronique à son plein potentiel pour offrir une prestation de soins de qualité et répondre aux exigences en matière de gestion et statistiques associées à la prestation de soins;

• afin de permettre  l’identification d’un individu uniquement par l’entremise de ses applications, dans le but de faire la recherche du dossier unique d’un individu.

• lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d'étude, de recherche ou de production de statistiques et que les renseignements personnels sont dépersonnalisés.

Protection des renseignements personnels

Omnimed s’engage à :

• Respecter la plus stricte confidentialité en ce qui à trait aux renseignements personnels, notamment en veillant au respect de cette politique par la mise en œuvre de politiques et de pratiques encadrant la gouvernance à l'égard des renseignements personnels auprès des membres de son personnel. .

• Prendre tous les moyens nécessaires pour assurer la protection physique et logique des renseignements personnels sous sa garde.

• Protéger ceux-ci contre un éventuel bris matériel ou un éventuel sinistre dans ses installations.

• Limiter l’utilisation de copies des renseignements personnels sous sa garde au besoin de protection contre les bris matériels ainsi que les sinistres mentionnés ci-dessus.

• Assurer le même niveau de protection pour chacune des copies des renseignements personnels hébergés

• Détruire les renseignements personnels lorsque les fins auxquelles ils ont été recueillis ou utilisés sont accomplies, sous réserve d'un délai de conservation prévu par une loi. Au lieu de les détruire, il est aussi possible d'anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes.

Journalisation des accès aux renseignements personnels

Omnimed s’engage à journaliser tous les accès aux renseignements personnels effectués à partir du Dossier médical électronique et à conserver ce journal d’accès. Ces journaux peuvent être consultés directement à partir de l’application du Dossier médical électronique ou encore ils peuvent être remis par Omnimed à une personne autorisée.

Accès et rectification à vos renseignements personnels

Je suis un client

Veuillez nous transmettre votre demande d'accès ou de rectification de vos renseignements personnels par courriel à l'adresse prp@omnimed.com. Le délai de traitement est de 20 jours suivant la date de sa réception.

Je suis un patient

Toute demande d'accès ou de rectification à votre dossier médical doit être formulée directement à l'établissement de soins concerné.

Plaintes ou questions relatives à la protection de vos renseignements personnels

Toute plainte concernant la gestion des renseignements personnels par Omnimed doit être faite par écrit et adressée au responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à prp@omnimed.com ou par la poste à l’adresse suivante :

Plaintes et questions - Omnimed
60, rue Pope
Cookshire (Québec)
J0B 1M0

Dans le cadre du traitement des plaintes, Omnimed s’engage à respecter la confidentialité et à assurer la protection des renseignements personnels qu’elle détient tout au long de leur cycle de vie, de la collecte jusqu’à la destruction. Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Seule l’information nécessaire au traitement de la plainte sera partagée avec les membres du personnel d’Omnimed qui doivent en prendre connaissance dans l’exercice de leurs fonctions.

Le délai de traitement est de 40 jours suivant la date de la réception de la plainte ou de la question.

Communication des renseignements personnels à des tiers

À la demande d’un de ses clients ou dans les cas prévus par la loi, Omnimed peut partager certains renseignements personnels reliés aux opérations de ce client avec une tierce partie offrant un service à ce client. Dans ce cas, la nature du partage de données sera clairement expliquée au client. Il revient au client d’avoir une entente contractuelle avec ladite tierce partie.

Respect des lois en vigueur

Omnimed s’engage à respecter les lois et règlements en vigueur qui traitent de la protection des renseignements personnels au sens de la loi.

Pour plus de renseignements, nous vous invitons à visiter le site de la Commission d’accès à l’information du Québec, section Citoyens : https://www.cai.gouv.qc.ca/citoyens/

Parties prenantes

Voici les parties prenantes impliquées dans la solutions Omnimed :

Général

Omnimed s’engage à faire appliquer la présente politique dans ses opérations, le développement de ses applications ainsi que dans ses relations avec des tierces parties.

Omnimed s’engage à adapter la présente politique dans l’éventualité où elle ne serait pas conforme aux lois et règlements en vigueur qui traitent de la protection des renseignements personnels au sens de la loi.

Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

Pour formuler un commentaire ou une plainte, veuillez contacter : Xavier Boilard

Responsable de la protection des renseignements personnels

Xavier Boilard
60, rue Pope
Cookshire (Québec) J0B 1M0
Téléphone : 1 888 780-6081
Télécopieur : 819 875-3929
Courriel : prp@omnimed.com

Interprétation de la Politique

Une version anglaise de la Politique est également disponible. En cas de divergence entre les deux versions, la version française prévaut.